• adriana dieuzeide

Boas práticas de comunicação interna no trabalho remoto

Há pouco mais de um ano, muitos de nós ingressamos de vez no até então desconhecido mundo das lives, videochamadas e home office. Preparadas ou não, as empresas precisaram se adaptar e viver uma nova realidade de trabalho que estava apenas começando e que, a cada dia, se mostra mais possível de ser estendida para além do isolamento social e da pandemia.


Naquela ocasião, separamos algumas dicas de como ter uma boa comunicação interna neste contexto. Transparência, diversificação dos canais, capacitação da liderança e ouvir os colaboradores foram algumas delas, que, sem dúvida, seguem totalmente atuais e são básicas para a comunicação funcionar de forma efetiva. Mas, após todo esse tempo de trabalho 100% remoto, identificamos novos desafios e pontos de atenção. E sobre eles que queremos falar.


Atenção com as ferramentas de bate-papo

Ferramentas e aplicativos de mensagem instantânea são ótimos aliados para a comunicação quando precisamos de uma resposta rápida, ou quando é necessário enviar pequenos avisos. No entanto, estão longe de ser as melhores ferramentas de comunicação interna. Isso acontece por alguns motivos:


- Os assuntos se misturam

- Pela natureza da ferramenta, geralmente os assuntos são tratados de forma superficial

- A informação fica desorganizada

- O foco é comprometido (até porque costumam ser ferramentas usadas também para a vida pessoal)

- O assunto não fica documentado e o acesso posterior às informações é prejudicado

- A possibilidade tentadora de gravar áudios impede que as informações que estão nele sejam rastreadas. Ou seja, se precisar voltar em algo que foi dito lá, a ferramenta de busca não irá encontrar.


Sem falar que, por serem ferramentas de comunicação instantânea, os aplicativos como Whatsapp e Telegram, aumentam a necessidade de imediatismo e deixam as pessoas mais ansiosas. Ou seja, se terminei de trabalhar às 19h, mas às 20h chega uma mensagem no meu Whatsapp, eu me sinto na obrigação de responder. E isso não é saudável!


Invista na comunicação assíncrona

A comunicação assíncrona funciona de forma contrária às ferramentas de mensagem instantânea. É um jeito de comunicar que não necessita que todos estejam online ao mesmo tempo. Ela faz muito sentido no trabalho remoto, já que respeita os horários de todos e permite que as conversas sejam acompanhadas a qualquer momento.


Além disso, as informações não se perdem. É possível documentar as discussões e fazer uma melhor gestão do conhecimento, o que será valioso na integração de novos funcionários e facilita quando for necessário retomar alguma informação.


Reuniões e mais reuniões

Veja se isso acontece com você: uma agenda lotada de reuniões e no fim do dia, mesmo com todo o cansaço, as tarefas se acumularam e a sensação de improdutividade te deixa frustrado.


Não entenda mal: as reuniões são necessárias e, se bem conduzidas, podem ser produtivas. No entanto, elas não podem ser vistas como a única forma de uma equipe se comunicar. Fóruns de discussões e arquivos compartilhados, por exemplo, podem ser eficientes para dar um alinhamento geral e permitir conversas sobre o assunto. Uma ferramenta de gestão de projetos que deixe claras as tarefas, status e resultados de cada um, também.


Outras dicas são básicas para as reuniões: ser o mais objetiva possível, ter uma pauta definida, enviar informações importantes antes da reunião para contextualizar os participantes, respeitar os horários e registrar decisões e próximos passos.


Escolha estrategicamente a hora de comunicar

Um momento perfeito para comunicar é difícil de prever, mas o pior momento é mais fácil de identificar. Tem uma informação importante que precisa da atenção de toda a equipe? Certamente sexta-feira à tarde não costuma ser a melhor hora para isso, em geral, as pessoas estão cansadas e provavelmente resolvendo as últimas pendências da semana. Segunda pela manhã a informação pode passar despercebida também, já que é quando as pessoas costumam planejar as tarefas e colocar os e-mails em dia. Teve um insight em pleno domingo à tarde? Guarde-o para você e compartilhe apenas no dia seguinte.


E-mail: herói ou vilão?

A resposta depende da cultura da empresa. Aquelas mais tradicionais costumam ser mais apegadas ao e-mail, visto muitas vezes como principal meio de comunicação. Ocorre que caixas lotadas de e-mails podem deixar o trabalho pouco ágil e produtivo. O ideal é que o e-mail cumpra a função de formalizar decisões finais e gerar um histórico delas. Sempre tendo atenção de que todos que precisam receber aquela informação estejam copiados. O troca-troca de e-mails, no entanto, além de deixar a comunicação confusa, “ocupa” a caixa de entrada e impede que outras mensagens recebam a atenção devida (no tempo certo).

Tudo o que foi dito até aqui é importante para que qualquer pessoa se comunique melhor e evite ruídos. Especificamente para a área de comunicação interna, deixamos mais duas dicas importantes:


Mais curadoria, menos centralização da informação

Descentralizar a comunicação é uma boa estratégia em tempos de muita informação por todos os lados. Assim, a área deixa de ser “dona” da informação e assume um papel muito mais de curadora, fazendo um filtro do que realmente é importante comunicar de maneira institucional, qual a melhor forma de fazer isso e como esta comunicação pode ajudar no dia a dia das equipes.


Algumas possibilidades de descentralizar acontecem por meio de redes sociais internas (onde todo funcionário é um possível produtor de conteúdo), criação de grupo de embaixadores e formação de líderes comunicadores (pesquisas realizadas pela Santo Caos mostram que, para mais de 70% dos entrevistados, o líder é visto como o principal canal de comunicação).


Invista num Guia de Comunicação Interna!

Uma boa saída para facilitar a organização das informações internas pode ser a criação de um guia de comunicação interna, que reúna boas práticas e delimite qual tipo de informação deve ser destinada para qual canal. O Basecamp fez isso muito bem e o guia que foi criado por eles pode servir de inspiração. Alguns exemplos do que este guia pode trazer:


- Quando marcar uma reunião? Orientar sobre número máximo de participantes, tempo de reunião e modelo de ata, por exemplo.

- Onde compartilhar cases que podem nos inspirar?

- Por qual canal tirar dúvidas rápidas?

- Onde documentar os aprendizados?

Sabemos que os desafios de comunicação são vários e dependem muito da realidade de cada empresa e de seus públicos. Ficou com alguma dúvida? Quer sugerir outro desafio de comunicação para tentarmos ajudar? Comente aqui embaixo!


Posts recentes

Ver tudo