Desde março de 2020, as empresas passaram a viver em um novo contexto, marcado por lives, videochamadas e home office.
Preparadas ou não, precisaram se adaptar e viver uma nova realidade de trabalho que estava apenas começando e que, a cada dia, se mostra mais possível de ser estendida para além do isolamento social e da pandemia.
Naquela ocasião, separamos algumas dicas de como ter uma boa comunicação interna no trabalho remoto.
Transparência, diversificação dos canais, capacitação da liderança e ouvir os colaboradores foram algumas delas, que, sem dúvida, seguem totalmente atuais e são básicas para a comunicação funcionar de forma efetiva.
Mas, após todo esse tempo de home office, identificamos novos desafios e pontos de atenção relacionados à comunicação interna no trabalho remoto. E sobre eles que queremos falar. Para facilitar sua compreensão, nosso texto está dividido nos seguintes tópicos:
- Atenção com as ferramentas de bate-papo quando o assunto é comunicação interna
- Invista na comunicação assíncrona
- Reuniões e mais reuniões
- Comunicação interna no trabalho remoto: escolha estrategicamente a hora de comunicar
- E-mail: herói ou vilão?
- Mais curadoria, menos centralização da informação
- Comunicação interna no trabalho remoto: invista em um guia
Ferramentas e aplicativos de mensagem instantânea são ótimos aliados para a comunicação interna no trabalho remoto, especialmente quando precisamos de uma resposta rápida, ou quando é necessário enviar pequenos avisos.
No entanto, estão longe de ser as melhores ferramentas para esse tipo de comunicação por alguns motivos:
- Os assuntos se misturam;
- Pela natureza da ferramenta, geralmente os assuntos são tratados de forma superficial;
- A informação fica desorganizada;
- O foco é comprometido (até porque costumam ser ferramentas usadas também para a vida pessoal);
- O assunto não fica documentado e o acesso posterior às informações é prejudicado;
- A possibilidade tentadora de gravar áudios impede que as informações que estão nele sejam rastreadas. Ou seja, se precisar voltar em algo que foi dito lá, a ferramenta de busca não irá encontrar.
Atenção com as ferramentas de bate-papo quando o assunto é comunicação interna no trabalho remoto
Ferramentas e aplicativos de mensagem instantânea são ótimos aliados para a comunicação interna no trabalho remoto, especialmente quando precisamos de uma resposta rápida, ou quando é necessário enviar pequenos avisos.
No entanto, estão longe de ser as melhores ferramentas para esse tipo de comunicação por alguns motivos:
- Os assuntos se misturam;
- Pela natureza da ferramenta, geralmente os assuntos são tratados de forma superficial;
- A informação fica desorganizada;
- O foco é comprometido (até porque costumam ser ferramentas usadas também para a vida pessoal);
- O assunto não fica documentado e o acesso posterior às informações é prejudicado;
- A possibilidade tentadora de gravar áudios impede que as informações que estão nele sejam rastreadas. Ou seja, se precisar voltar em algo que foi dito lá, a ferramenta de busca não irá encontrar.
Sem falar que, por serem ferramentas de comunicação instantânea, os aplicativos como WhatsApp e Telegram, aumentam a necessidade de imediatismo e deixam as pessoas mais ansiosas.
Ou seja, se terminei de trabalhar às 19h, mas às 20h chega uma mensagem no meu WhatsApp, eu me sinto na obrigação de responder. Essa característica da comunicação interna no trabalho remoto não é saudável!
Invista na comunicação assíncrona
A comunicação assíncrona funciona de forma contrária às ferramentas de mensagem instantânea. É um jeito de comunicar que não necessita que todos estejam online ao mesmo tempo. Ela faz muito sentido no trabalho remoto, já que respeita os horários de todos e permite que as conversas sejam acompanhadas a qualquer momento.
Além disso, as informações não se perdem. É possível documentar as discussões e fazer uma melhor gestão do conhecimento, o que será valioso na integração de novos funcionários e facilita quando for necessário retomar alguma informação.
Reuniões e mais reuniões
Veja se isso acontece com você: uma agenda lotada de reuniões e no fim do dia, mesmo com todo o cansaço, as tarefas se acumularam e a sensação de improdutividade te deixa frustrado.
Não entenda mal: as reuniões são necessárias e, se bem conduzidas, podem ser produtivas. No entanto, elas não podem ser vistas como a única forma de uma equipe se comunicar.
Fóruns de discussões e arquivos compartilhados, por exemplo, podem ser eficientes para dar um alinhamento geral e permitir conversas sobre o assunto. Uma ferramenta de gestão de projetos que deixe claras as tarefas, status e resultados de cada um, também otimiza a comunicação interna no trabalho remoto.
Outras dicas são básicas para as reuniões: ser o mais objetiva possível, ter uma pauta definida, enviar informações importantes antes da reunião para contextualizar os participantes, respeitar os horários e registrar decisões e próximos passos.
Comunicação interna no trabalho remoto: escolha estrategicamente a hora de comunicar
Um momento perfeito para comunicar é difícil de prever, mas o pior momento é mais fácil de identificar.
Tem uma informação importante que precisa da atenção de toda a equipe? Certamente sexta-feira à tarde não costuma ser a melhor hora para isso, em geral, as pessoas estão cansadas e provavelmente resolvendo as últimas pendências da semana.
Segunda pela manhã a informação pode passar despercebida também, já que é quando as pessoas costumam planejar as tarefas e colocar os e-mails em dia. Teve um insight em pleno domingo à tarde? Guarde-o para você e compartilhe apenas no dia seguinte.
E-mail: herói ou vilão?
A resposta depende da cultura da empresa. Aquelas mais tradicionais costumam ser mais apegadas ao e-mail, visto muitas vezes como principal canal de comunicação interna no trabalho remoto.
Ocorre que caixas lotadas de e-mails podem deixar o trabalho pouco ágil e produtivo. O ideal é que o e-mail cumpra a função de formalizar decisões finais e gerar um histórico delas. Sempre tendo atenção de que todos que precisam receber aquela informação estejam copiados.
O troca-troca de e-mails, no entanto, além de deixar a comunicação interna no trabalho remoto confusa, “ocupa” a caixa de entrada e impede que outras mensagens recebam a atenção devida (no tempo certo).
Tudo o que foi dito até aqui é importante para que qualquer pessoa se comunique melhor e evite ruídos. Especificamente para a comunicação interna no trabalho remoto, deixamos mais duas dicas importantes:
Mais curadoria, menos centralização da informação
Descentralizar a comunicação interna no trabalho remoto é uma boa estratégia em tempos de muita informação por todos os lados. Assim, a área deixa de ser “dona” da informação e assume um papel muito mais de curadora, fazendo um filtro do que realmente é importante comunicar de maneira institucional, qual a melhor forma de fazer isso e como essa comunicação pode ajudar no dia a dia das equipes.
Algumas possibilidades de descentralizar acontecem por meio de redes sociais internas (onde todo funcionário é um possível produtor de conteúdo), criação de grupo de embaixadores e formação de líderes comunicadores (pesquisas realizadas pela Santo Caos mostram que, para mais de 70% dos entrevistados, o líder é visto como o principal canal de comunicação).
Invista em um guia
Uma boa saída para facilitar a organização das informações internas pode ser a criação de um guia de comunicação interna, que reúna boas práticas e delimite qual tipo de informação deve ser destinada para qual canal. O Basecamp fez isso muito bem e o guia que foi criado por eles pode servir de inspiração. Alguns exemplos do que esse guia pode trazer:
– Quando marcar uma reunião? Orientar sobre número máximo de participantes, tempo de reunião e modelo de ata, por exemplo.
– Onde compartilhar cases que podem nos inspirar?
– Por qual canal tirar dúvidas rápidas?
– Onde documentar os aprendizados?
Sabemos que os desafios de comunicação são vários e dependem muito da realidade de cada empresa e de seus públicos. Ficou com alguma dúvida sobre comunicação interna no trabalho remoto? Entre em contato com a Santo Caos.
