Após o início da pandemia de covid-19, grande parte das organizações passaram a atuar em modelo remoto. Com isso, a comunicação entre as equipes foi transformada: reuniões presenciais deram lugar a videoconferências e a comunicação assíncrona tornou-se uma realidade, com a adoção de ferramentas de gerenciamento de tarefas.
Sabemos que cada contexto requer um tipo de interação e que nem sempre é necessário (ou possível) responder em tempo real. Sendo assim, preparamos este artigo em que explicamos tudo sobre comunicação síncrona e assíncrona. Neste artigo, você vai aprender o que é comunicação síncrona e assíncrona , qual a diferença entre comunicação síncrona, exemplos de como utilizar assíncrona ou síncrona e como auxiliam na comunicação interna de uma empresa, especialmente no contexto do trabalho remoto. Confira!
O que é comunicação assíncrona e síncrona?
A comunicação síncrona é aquela que ocorre em tempo real e a assíncrona consiste em uma interação que não exige respostas imediatas.
O primeiro caso pode ser exemplificado por chamadas telefônicas, reuniões presenciais e videochamadas. Já a comunicação assíncrona acontece quando enviamos ou respondemos um e-mail.
Em resumo, A comunicação síncrona é a que ocorre em tempo real, como quando nos reunimos com colegas de trabalho presencialmente ou por videoconferência. Já a comunicação assíncrona consiste em interações que não requerem respostas imediatas, é o que acontece quando enviamos um e-mail.
Nos próximos tópicos, vamos detalhar esses conceitos com mais profundidade. Continue acompanhando nosso artigo.
Comunicação assíncrona
Conforme mencionamos anteriormente, a comunicação assíncrona está relacionada ao compartilhamento de informações de modo intermitente, ou seja, trata-se de uma interação que não se dá em tempo real.
Quando mandamos um e-mail e recebemos a resposta depois de um intervalo de tempo, estamos inseridos em um contexto de comunicação assíncrona, diferente do que ocorre em uma reunião com os colegas de escritório, ainda que seja on-line.
Também são exemplos de comunicação assíncrona as ferramentas de gerenciamento de tarefas, utilizadas por muitas empresas durante o home office. Entre elas, destacam-se o Operand, o Trello e o Monday. Para utilizar esses recursos, basta entrar nas plataformas e localizar as tarefas a serem executadas.
Aplicativos de mensagens, como o WhatsApp, também podem ser uma ferramenta utilizada a favor da comunicação assíncrona. Afinal, possibilitam trocar mensagens em tempo real, mas não é possível garantir que o outro lado responda imediatamente.
Ferramentas como o Google Docs também possibilitam trabalhar utilizando a comunicação assíncrona. Isso porque várias pessoas podem editar o mesmo documento de diferentes localidades e momentos e ainda deixar comentários para os colegas.
Comunicação síncrona
A comunicação síncrona é a que ocorre em tempo real, seja presencialmente ou não. Uma reunião presencial, um telefonema e uma chamada de vídeo são exemplos de comunicação síncrona, ou seja, nesses casos, o emissor e o receptor estão sincronizados.
Uma conversa por WhatsApp também pode ser uma comunicação síncrona desde que a interação se dê de maneira imediata.
Mas, como já sinalizamos, esse canal de comunicação também favorece uma interação assíncrona, uma vez que não há como assegurar que o outro lado responda às nossas mensagens logo após recebê-las.
E é importante tomar cuidado com a pressão pela resposta imediata em meios como esse, pois é um fator que acaba gerando ansiedade.
Comunicação síncrona e assíncrona, qual é a ideal?
Depende do contexto. Em alguns casos, a comunicação síncrona (caracterizada pelas respostas em tempo real), é mais favorável, como debater um tema importante em uma chamada de vídeo, para entender melhor o que a outra pessoa quer comunicar.
Por outro lado, após esse tipo de interação, profissionais frequentemente enviam e-mails para oficializar o que foi dito, adotando a comunicação assíncrona. Assim, ela pode ser importante não apenas para registros, mas também como forma de não depender da outra pessoa para que a mensagem seja enviada e respondida a contento.
Além disso, em uma comunicação síncrona, nem sempre nos expressamos da melhor maneira, afinal, não há tempo para planejar o que dizer e muitos se sentem intimidados nessa situação.
Qual a diferença entre comunicação síncrona e assíncrona?
A diferença entre comunicação síncrona e assíncrona está relacionada ao tempo em que ocorre a interação entre os participantes. Esses termos são comumente usados no contexto de comunicação digital, como em mensagens eletrônicas, chats online, videoconferências, entre outros. Aqui estão as principais distinções:
Comunicação Síncrona:
Na comunicação síncrona, a interação entre os participantes ocorre em tempo real, ou seja, todos os envolvidos estão online e participam simultaneamente da comunicação. Exemplos comuns incluem chamadas de vídeo, chats em tempo real, reuniões online e telefonemas.
Características:
Interação instantânea.
Respostas imediatas.
Comunicação em tempo real.
Exige a presença simultânea dos participantes.
Exemplos de Comunicação Síncrona:
Videoconferências.
Chat em tempo real.
Telefonemas.
Comunicação Assíncrona:
Já na comunicação assíncrona, a interação não ocorre em tempo real, e os participantes não precisam estar online simultaneamente. As mensagens são enviadas e recebidas em momentos diferentes, permitindo que os participantes respondam quando for conveniente para eles. Exemplos incluem e-mails, fóruns online, mensagens de texto e comentários em documentos compartilhados.
Características:
Não requer presença simultânea.
Respostas podem ser feitas em momentos diferentes.
Comunicação não ocorre em tempo real.
Maior flexibilidade de tempo para os participantes.
Exemplos de Comunicação Assíncrona:
E-mails.
Fóruns online.
Mensagens de texto.
Comentários em documentos compartilhados.
Como utilizar comunicação síncrona e assíncrona como aliadas na comunicação interna?
A utilização de comunicação síncrona e assíncrona de forma complementar pode ser uma estratégia eficaz na comunicação interna de uma organização. Cada forma de comunicação tem suas vantagens e desvantagens, e a combinação de ambas pode atender às diversas necessidades e contextos da equipe. Aqui estão algumas maneiras de utilizar essas abordagens de maneira integrada:
- Reuniões Virtuais Síncronas: Utilize videoconferências ou reuniões online para situações que exigem interação em tempo real, como discussões estratégicas, brainstorming ou atualizações importantes. Isso permite a participação ativa e imediata dos membros da equipe.
- Chat em Tempo Real: Mantenha um canal de chat em tempo real para comunicações rápidas e informais. Isso facilita a comunicação instantânea para perguntas rápidas, esclarecimentos ou discussões informais, proporcionando agilidade na troca de informações.
- E-mails para Comunicações Detalhadas: Utilize e-mails para comunicações mais detalhadas, anúncios formais, relatórios ou informações que requerem uma revisão mais cuidadosa. E-mails são assíncronos, permitindo que os destinatários leiam e respondam quando for conveniente.
- Fóruns Online e Plataformas de Colaboração: Estabeleça fóruns online ou plataformas de colaboração para discussões mais aprofundadas e compartilhamento de ideias. Isso proporciona um espaço para colaboração assíncrona, onde os membros da equipe podem contribuir em seus próprios horários.
- Comunicados Urgentes por Meio de Mensagens Instantâneas: Utilize mensagens instantâneas em situações de comunicação urgente. Plataformas de mensagens instantâneas permitem enviar alertas rápidos e notificações importantes para a equipe.
- Documentação Compartilhada e Colaborativa: Faça uso de documentos compartilhados em plataformas colaborativas para projetos e informações que precisam ser atualizadas e acessadas por diferentes membros da equipe. Isso facilita a colaboração assíncrona em documentos importantes.
- Treinamentos Online e Webinars: Realize treinamentos online e webinars para capacitação e desenvolvimento da equipe. Essas sessões podem ser síncronas para permitir interação em tempo real, mas também podem ser gravadas para acesso posterior por membros que não puderam participar ao vivo.
- Enquetes e Pesquisas Online: Utilize enquetes e pesquisas online para coletar feedback e opiniões dos membros da equipe. Isso pode ser feito de forma assíncrona, permitindo que cada membro responda no momento mais adequado.
- Calendários Compartilhados: Utilize calendários compartilhados para coordenar horários e eventos, facilitando a programação de reuniões síncronas e garantindo que todos estejam cientes dos compromissos.
- Avisos e Atualizações em Plataformas Internas: Utilize plataformas internas para postar avisos, atualizações e informações importantes de forma assíncrona, garantindo que todos os membros da equipe tenham acesso às informações essenciais.
A integração dessas abordagens proporciona flexibilidade e eficácia na comunicação interna, considerando as diferentes necessidades, estilos de trabalho e preferências da equipe. Essa estratégia permite que a organização se beneficie das vantagens tanto da comunicação síncrona quanto da assíncrona.
Exemplo de como utilizar a comunicação sincrona na comunicação interna
Vamos imaginar uma situação onde a comunicação síncrona é aplicada na comunicação interna de uma equipe. Suponha que uma empresa esteja lançando um novo projeto importante e precisa garantir que todos os membros da equipe estejam alinhados, esclarecendo dúvidas e recebendo feedbacks em tempo real. Neste contexto, a comunicação síncrona pode ser alcançada por meio de uma reunião virtual. Veja um exemplo:
Cenário: A equipe de desenvolvimento de software de uma empresa está prestes a iniciar um novo projeto. Para garantir que todos os membros estejam na mesma página, o líder da equipe decide realizar uma reunião virtual.
Passos:
- Agendamento da Reunião:
- O líder da equipe utiliza uma ferramenta de agendamento para marcar uma reunião virtual, garantindo que todos os membros recebam um convite com antecedência. O convite contém detalhes sobre o propósito da reunião, a agenda e o link para participação.
- Utilização de Plataforma de Videoconferência:
- A equipe utiliza uma plataforma de videoconferência, como Zoom, Microsoft Teams ou Google Meet, para realizar a reunião. Essas plataformas oferecem recursos como videochamadas, compartilhamento de tela e chat em tempo real.
- Apresentação do Projeto:
- Durante a reunião, o líder compartilha uma apresentação sobre o novo projeto. Ele destaca os objetivos, escopo, prazos e a estratégia geral. A equipe pode visualizar a apresentação em tempo real enquanto o líder discute os principais pontos.
- Discussões Interativas:
- Os membros da equipe têm a oportunidade de fazer perguntas, esclarecer dúvidas e discutir aspectos específicos do projeto. A comunicação síncrona permite uma interação dinâmica, onde as respostas são fornecidas imediatamente.
- Feedback Instantâneo:
- Durante a reunião, o líder da equipe busca feedback instantâneo dos membros sobre o plano do projeto, identificando áreas de preocupação e sugestões de aprimoramento. Esse feedback imediato contribui para a eficácia do projeto desde o início.
- Compromissos e Próximos Passos:
- Ao final da reunião, a equipe discute os compromissos individuais, próximos passos e responsabilidades. Isso garante que todos compreendam suas tarefas e estejam alinhados com as expectativas do projeto.
- Gravação da Reunião (Opcional):
- O líder da equipe pode optar por gravar a reunião para disponibilizá-la para membros que não puderam participar ao vivo ou para referência futura.
Neste exemplo, a comunicação síncrona foi eficaz para garantir que todos os membros da equipe recebam as informações necessárias, alinhem-se aos objetivos do projeto e contribuam com suas perspectivas em tempo real. Este é um cenário comum em que a interação imediata é crucial para o sucesso do projeto.
Exemplo de como utilizar a comunicação assíncrona na comunicação interna
Agora nós vamos considerar um exemplo de como a comunicação assíncrona pode ser aplicada na comunicação interna de uma empresa. Suponha que a equipe de marketing precise colaborar em um novo plano de campanha, e os membros da equipe estão localizados em fusos horários diferentes. Nesse cenário, a comunicação assíncrona, como o uso de uma plataforma de colaboração online, pode ser eficaz. Veja como isso poderia funcionar:
Cenário: A equipe de marketing de uma empresa precisa colaborar em um novo plano de campanha para um produto. Alguns membros da equipe estão em diferentes fusos horários, tornando difícil coordenar uma reunião síncrona.
Passos:
- Criação de Espaço de Colaboração Online:
- Utilizando uma plataforma de colaboração online, como Slack, Microsoft Teams ou Asana, a equipe cria um espaço dedicado para discutir o novo plano de campanha. Esse espaço pode incluir canais específicos para diferentes tópicos.
- Postagem do Briefing:
- O líder da equipe posta um briefing detalhado sobre o novo plano de campanha no canal designado. Isso inclui objetivos, público-alvo, mensagens-chave e requisitos específicos.
- Comentários e Discussões Assíncronas:
- Os membros da equipe têm a flexibilidade de ler o briefing e comentar quando for conveniente para eles. As discussões ocorrem de forma assíncrona, permitindo que cada pessoa contribua em seu próprio horário.
- Compartilhamento de Recursos:
- Os membros da equipe podem compartilhar recursos relevantes, como pesquisas de mercado, inspirações visuais e exemplos de campanhas bem-sucedidas. Esse compartilhamento é feito por meio da plataforma de colaboração.
- Revisões de Documentos:
- O documento do plano de campanha pode ser compartilhado na plataforma, permitindo que os membros da equipe revisem e forneçam feedback de forma assíncrona. Cada revisão é registrada e pode ser considerada na próxima etapa do processo.
- Agendamento de Reunião Opcional:
- Para esclarecer dúvidas mais complexas ou discutir aspectos específicos, o líder da equipe pode agendar uma reunião online opcional. No entanto, as principais informações e discussões já ocorreram de forma assíncrona.
- Compromissos e Follow-up:
- Ao final do processo assíncrono, o líder da equipe resume os principais pontos, destaca os compromissos assumidos por cada membro e define os próximos passos. Essas informações são compartilhadas na plataforma de colaboração.
- Acesso Histórico de Discussões:
- Todas as discussões, comentários e recursos compartilhados na plataforma de colaboração ficam registrados, permitindo que os membros acessem o histórico a qualquer momento para referência ou para integrar novos membros à discussão.
Neste exemplo, a comunicação assíncrona permitiu que a equipe colaborasse de maneira eficiente, superando barreiras de fusos horários e garantindo que todos os membros tivessem a oportunidade de contribuir no momento mais conveniente para eles. Isso proporciona flexibilidade e eficácia na comunicação interna.
Sobre a Santo Caos
Nós, da Santo Caos, somos a primeira consultoria de engajamento do Brasil. Desde 2013, transformamos a relação entre as organizações e seus colaboradores e geramos satisfação, senso de pertencimento, inclusão e uma melhor performance.
Podemos nos orgulhar por contribuir com grandes empresas, como Natura, Amaggi, Claro, Via Varejo, BASF, Raia Drogasil e McDonald’s e já tivemos nossa metodologia validada por mais de 100 clientes em todo o Brasil.
Somos associados à Associação Brasileira de Comunicação Empresarial (Aberje) e ao Instituto Ethos, e certificados pelo Selo Paulista da Diversidade.
Conclusão
Lendo este artigo, você viu que:
- A comunicação síncrona ocorre em tempo real e a assíncrona consiste em uma interação que não exige respostas imediatas;
- A comunicação assíncrona está relacionada ao compartilhamento de informações de modo intermitente;
- Um e-mail é um exemplo de comunicação assíncrona, assim como interações feitas em ferramentas em gerenciamentos de tarefas e mensagens trocadas por aplicativos como o WhatsApp;
- Também é possível utilizar a comunicação assíncrona compartilhando arquivos do Google Docs. Nesse caso, várias pessoas podem editar o mesmo documento em momentos distintos;
- A comunicação síncrona ocorre em tempo real, presencialmente, por meio de videoconferências ou ainda utilizando aplicativos que possibilitam a troca de mensagens, como o WhatsApp;
- Tanto a comunicação síncrona quanto a assíncrona podem ser ideais, dependendo do contexto e do objetivo;
- Entre os benefícios da comunicação síncrona e assíncrona, destaca-se a possibilidade de manter os registros das interações;
- Uma das maiores desvantagens da comunicação síncrona é o risco de desrespeitar diferentes fusos horários, interferindo na vida pessoal do colaborador;
- Já a comunicação assíncrona traz como desvantagem a ansiedade gerada pela falta de uma resposta imediata, entre outros aspectos.
Quer saber mais detalhes sobre a comunicação síncrona e assíncrona? Entre em contato conosco.